Saat ini era teknologi sudah semakin canggih sehingga hampir semua perusahaan menyediakan alat komunikasi yang sepadan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah dan mendukung tugas para karyawannya. Biasanya fasilitas uang disediakan untuk memudahkan komunikasi dan pekerjaan anda adalah telepon, email dan faximile. Penggunaannya memang mudah tapi ada aturan untuk menggunakannya. Simak beberapa petunjuk singkat untuk menggunakan alat komunikasi di kantor, di bawah ini.Telepon. Alat komunikasi ini adalah alat komunikasi yang paling umum. Siapapun dapat menggunakannya tanpa perlu belajar lebih lama. Tetapi bukan berarti anda dapat menggunakan telepon untuk setiap pembicaraan. Gunakan telepon untuk mengawali pembicaraan penting sebelum anda memulai komunikasi melalui alat lainnya. Bila anda ingin melakukan negosiasi yang cukup panjang, jangan menggunakan telepon. Lebih baik anda bertemu langsung dengan orang yang berkepentingan.
E-mail atau elektronik mail bisa anda gunakan untuk mengirim pesan kepada siapa saja, baik pesan pribadi ataupun dinas. Tetapi sebaiknya jangan menggunakan email kantor untuk membicarakan pesan-pesan pribadi. Lebih baik anda membuat email tersendiri untuk urusan di luar kantor. Sedangkan email kantor khusus untuk pesan-pesan resmi dan kepentingan pekerjaan. Tetapi jika anda ingin mengirim pesan resmi seperti surat perjanjian, penawaran kerjasama atau kontrak bisnis, sebaiknya tidak melalui email. Surat-surat resmi seperti ini pada etiknya dikirimkan melalui pos ataupun fax.
Faximile. Mengirim pesan lewat fax juga ada aturannya. Jangan menggunakan fax untuk mengirim pesan yang tebalnya lebih dari 10 halaman. Hindari juga pengiriman surat yang bersifat rahasia, dokumen berwarna seperti brosur atau foto. Gunakan fax untuk mengirim pesan dinas secara singkat, padat dan jelas. Sebaiknya gunakan kertas berlogo perusahaan untuk mengirim pesan yang sifatnya resmi seperti perjanjian dan kontrak.
Jasa pos atau kurir. Untuk pengiriman pesan atau dokumen yang membutuhkan tanda tangan dan berkas-berkas asli, anda bisa gunakan jasa pos ataupun jasa kurir. Tetapi jika anda membutuhkan jawaban pesan secepatnya, sebelumnya bicarakan terlebih dulu melalui telepon dan email.
Dengan begitu, anda bisa gunakan alat komunikasi tersebut secara lebih efektif dan efisien. Sehingga anda tidak akan melakukan kesalahan dalam mengirimkan pesan-pesan yang berhubungan dengan pekerjaan. Semoga berhasil.
0 komentar:
Post a Comment